Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréningre Hajdúsámson önkormányzata jelentkezett. A Debreceni Járási Hivatal vezetősége is szívesen vállalta a részvételt. Minkét fél részéről 8-8- fő vett részt a tréningen.

A Debreceni Járáshoz Debrecenen kívül csak egy település, Hajdúsámson város tartozik, így a közös munka megszervezése nem okozott gondot.
Az MKKKSZ részéről delegált Csatári Béla megyei titkár nagyszerű partner volt a kétnapos munka sikeres magvalósításában.
A tréning elején érzékelhető volt egyfajta szkeptikusság – ám ez hamar oldódott. Ennek oka az volt, hogy sokan több évtizedes tapasztalattal bírnak a közszférában, és sok változást átéltek már. Viszont az is látszott, hogy szeretik a munkájukat, és ez eddig is segített áthidalni a nehézségeket.
A járás megalakulásakor sok önkormányzati ügyintéző került át a járáshoz, így a régi kollégákkal dolgoztak tovább az új rendszerben. 

A résztvevők a jelen helyzet értékelésénél elmondták, hogy a rendszer működőképes, a munkatartalmat tekintve jól elhatárolt feladatok vannak, a hatáskörök egyértelműek (a belső szabályzóknak is köszönhetően).
A helyi rendeletek és szabályzatok megfelelően részletezettek, ám ezeknek folyamatos felülvizsgálata szükséges.
A kollégák túlterheltsége megállapítható, a jogszabályi határidők betartása olykor nehézségekbe ütközik.

Az ügyfélbarát alapállás mind a járásnál, mind az önkormányzatnál természetes. Viszont az ügyfelek döntő többsége is un. “Jó ügyfél” – megértik a problémákat, partnerek azok megoldásában. Az ügyfélfogadási idő is optimálisnak mondható mind az ügyfelek, mind az ügyintézők szempontjából. 
Az ügyfelek kiszolgálása szempontjából mindkét hivatal szolgáltatása átlag feletti. (kulturált ügyféltér, büfé, gyereksarok, jelnyelvi tolmácsolás, mozgássérült szolgáltatások, stb.)

Az ügyfélképzés témakörben előjött az a téma, hogy az ügyfelek sokkal szívesebben intézik az ügyeiket személyesen, és nem szívesen mozdulnak a digitális ügyintézés irányába (“Az a biztos, ha bemennek a hivatalba!”. Mivel a várakozási idő általában nem sok – kivéve a Földhivatali ügyintézés – így ez természetesnek mondható.)

A tréning során több hivatali “élethelyzetet” sikerült feldolgoznunk szerepjáték formájában, és ennek kapcsán a különféle kommunikációs típusokat is át tudtuk tárgyalni.
A kiscsoportos feladatmegoldások során a konkrét feladat megoldásán túl sok közös ügyet is át tudtak tárgyalni a résztvevők.

 
Legfontosabb siker: közelebb kerültek egymáshoz, és más oldalukról is megismerhették egymást azok, akiket a közös munka összeköt. Jó emberi kapcsolatok épültek, ami a munkájukat segíteni fogja.
Kritikai észrevétel: A résztvevők nehezményezték, hogy nem jár kredit pont a tréningen eltöltött két napért – pedig a tréning szakmai tartalmát és eredményességét nézve ez jogosan járna. 
 
Az elégedettségi kérdőívek azt mutatják, hogy a tréning maximálisan elérte a célját, és sikerült tartalmas, informatív programot nyújtani a résztvevőknek, melynek aktív szereplőivé váltak.

A tréning eredményei, megfogalmazott ötletek:

• Olyan kollégák kerültek személyes kapcsolatba, akik idáig csak telefonon vagy email-ben értekeztek. A program értékelésekor már nyilatkoztak is arról, hogy a személyes jó kapcsolat mindenképpen a későbbi munka előnyére fog válni.
• Olyan kollégák is közelebb kerültek egymáshoz, akik ugyan eddig egy épületben, de más osztályon dolgoztak.
• Javult a résztvevők kommunikációs- és helyzetfelismerő képessége
• A tapasztalt munkatársak nagyon sok jó tanáccsal tudtak szolgálni az új kollégáknak.
• Szakmai konzultáció fontosságának felismerése (konkrét eset: visszakövetelések zökkenőmentessé tétele)
• “Helyi Hivatali Kisokos” összeállítása az ügyfelek részére – milyen ügyet hol intézhet (csatolandó dokumentumok, ügyintéző neve, címe, telefonszám, email, stb.)
• honlap folyamatos frissítése az aktuális információkkal.
• Postaablak nyitása (a járás egyik épületében van, de a másikban is szeretnék megoldani.)
• Tárgyalószoba kialakítása a járási hivatalban (gyermekbarát megoldással)
• Kismamaszoba nyitása a járási hivatalban
• Információs pult kialakítása az önkormányzatnál (egyelőre csak portaszolgálat jellegű)
• Új kollégák teljes hivatali bemutatásának igénye (ne csak az adott osztályt ismerje!)