Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréninget Mezőberényben, Békés Járásban szervezték meg. A város polgármestere köszöntötte a résztvevőket. A polgármesteri hivatal inpozáns díszterme adott otthont a 2 napos programnak, amely tökéletes volt minden szempontból a tréning megtartására.

Az alpolgármester asszony figyelmes háziasszonyként fogadta a résztvevőket. Nagyon kedves gesztus volt, hogy az első nap a város szlovák nemzetiségi házában vendégelték meg a csapatot ebédre, helyi specialitásokkal.

A tréningen jelen volt a járási hivatal vezetője, és több vezető beosztású munkatársa, ügyintézők, az önkormányzat részéről a mezőberényi alpolgármester asszony, és több ügyintéző kollégája. 

A tréning sikeréhez hozzájárult, hogy végig jelen tudtak lenni vezető és ügyintéző beosztású kollégák.

A feladatokat aktívan megoldoták, a játékos programelemekben is szívesen részt vettek a résztvevők.

A résztvevők nagy része korábban nem vett részt ilyen típusú tréningen.

A feladatok összeállításánál jól kijöttek a jelenlegi rendszerhibák, felállították a résztvevők az „álomhivatalokat” ügyfél, járási hivatal és az önkormányzatk szemével. 

Szervezeti hatékonyság javítása érdekében megfogalmazott javaslatok:

• Rövidebb távon megoldható javaslatok:
• több kommunikáció a szervezeti egységek között
• gyorsabb információáramlás
• egymás munkakörének megismerése
• bizalom kiépítése, egymás, kollegális megismerése
• a „fentről” jövő utasítások egyértelművé tétele
• Hosszabb távon várható megoldási javaslat:
• jogszabályok összehangolása

Dolgozói kolektíva erősítése érdekében javasolt együttműködési lehetőségek:

• légkör-kommunikáció javítása:
• gyakoribb:
• apparátusi értekezletek
• csoportszintű megbeszélések
• vezetői szintű megbeszélések
• komfortérzet javítása
• szakszervezeti közösség erősítése
• költséghatékony csapatépítés - csapatépítő kirándulások (anyagi és természetbeli lehetőségek keresése)
• minőségi munka jutalmazása - anyagi és nem anyagi ösztönzés
• ügyintézés segítése- hivatali autók igénybevételi lehetőségeinek növelése
• konferenciákon és képzéseken minél nagyobb létszámban lehessen résztvenni
• csoportvezetők véleményezési joga új felvétel esetén
• értekezletek után tájékoztatási kötelezettsége legyen a vezetőnek
• több üdülési lehetőség

Ügyfél érdekében megfogalmazott fejlesztési javaslatok:

• helyben történő ügyintézés lehetősége
• minden ügytipus intézése előtt időpontfoglalási lehetőség legyen
• felkészült ügyintézők fogadják az ügyfeleket
• non-stop elérési lehetőség- elektronikusan
• minden esetben türelmes és mosolygós ügyintézők intézzék az ügyeket
• teljeskörű tájékoztatást kapjanak az ügyfelek
• minimális várakozási lehetőség
• családias ügyféltér
• 
  

Megfogalmazott rendszerhibák:

• több munkakört is ellátnak az ügyintézők
• személyi és tárgyi feltételek sok esetben hiányoznak
• az átszervezés nagyobb előkészítést igényelt volna (több időt)
• nagy távolságt kell utazni az ügyfeleknek a járásban – helyi sajátosság
• szoftver és hardver hiány is van
• ingatlanok közösek, de különböző az ügyfélfogadási rend
• nem minden esetben megoldott a helyettesítés
• ügysegédi létszám bővítése szükséges
• jegyzői hatáskör csökkent a helyi ügyekben is