Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a tervezett menetrend szerint eredményesen lezajlott. A Járási Hivatal részéről 6 fő vett rész, a hivatalvezető, a helyettese, a Kormányablak és a Foglalkozási Osztály vezetője és két települési ügysegéd. A közös önkormányzati hivatalt szintén 6 fő, a jegyző, az aljegyző, Örvényes polgármestere és Aszófő egyik képviselője, a kirendeltség vezető Balatonakaliról, valamint egy igazgatási ügyintéző képviselte. Így szinte minden területről hoztak tapasztalatot a résztvevők.

A helyszín és az ellátás kifogástalan volt, az általuk biztosított közös ebédeken a Polgármester Úr is részt vett.

A program végig jó hangulatban zajlott, minden feladatot sikerült végigvinni.  A közös önkormányzati hivatal csapata eldöntötte, hogy több hasonló alkalmat is szerveznek, ahol hasonló módszerrel dolgoznak majd a kifelé hatékony és a hivatalon belül is minél gördülékenyebb munka érdekében.

Közös problémának mutatkozott a települési ügysegédi rendszer jelenlegi kihasználatlansága az ügyfelek részéről, ezért itt a két hivatal abban állapodott meg, hogy ennek eredményesebbé tételén közösen dolgoznak a későbbiekben. Ennek érdekében már a helyszínen is megfogalmazódtak ötletek.

A közös önkormányzati hivatal speciális helyzetben dolgozik, hiszen mindegyik településen megmaradtak a helyi hivatalok. Így maga az ügysegédi rendszer is más alaphelyzetből indult, és a közös hivatal dolgozói sem egy helyen végzik a mindennapi feladatokat. Szerencsére ez a helyzet mindjárt az elején tisztázódott, így a tréning egyik fontos eredménye lett, hogy olyan kollégák is dolgoztak most együtt két napig, akik korábban személyesen még nem találkoztak.  Rögtön kiderült az is, hogy a helyi specialitásból adódó ügysegédi rendszer kihasználatlansága nem a benne résztvevők személyén vagy szándékán múlott, hanem azon, hogy erről eddig ilyen körben nem cseréltek információt. Jó volt tehát, hogy mindjárt a bemutatkozó feladatnál, a helyzetfeltárásnál és az első közös probléma felmerülésnél, amikor ez szóba került, már nemcsak a korábbi negatív tapasztalatok jöttek elő, hanem megértették a probléma gyökerét.

A csapat végig konstruktív volt, a helyzetgyakorlatok tovább mélyítették az együttműködés igényét.

Sokféle ötlet jött fel a hatékony ügyfélbarát rendszer gyakorlat kapcsán, és ezek közül választottak később a konkrétan kidolgozott együttműködési feladatnál.

Konkrétan megfogalmazott és az együttműködést szolgáló tervek:

• Mindegyik település honlapján egy banner kialakítása, amely a kormányablakra mutat, a szolgáltatásokról és az időpont foglalási lehetőségekről.
• Mivel az egyik közös ötlet a családbarát szolgáltatások tekintetében a gyereksarok kialakítása azokon a helyeken is ahol most még nincs, itt konkrét ötletek születtek a megoldásokra, és felajánlások a játékokra.
• Belső képzések, egyes újonnan bejövő feladatokkal kapcsolatban.
• A települési ügysegédi rendszer kihasználtságának és hatékonyságának javítása érdekében kétféle továbblépés: az egyik, a kollégák és az általuk nyújtott lehetőségek népszerűsítése az ügyfelek körében, a másik, a szociális ellátások területén szerzett tapasztalatok összegyűjtése és megosztása a kollégákkal.
• A jelenlegi heti-havi 1 ügysegédi óra helyett ügyfélbusz indításának gyakorlatát átnézni, a meglevő ezzel kapcsolatos gyakorlatot átnézni, és ha megoldható kiterjeszteni.

• Talán a legfontosabb, ami nehezíti a területen dolgozó kollégák munkáját az a Balaton parton jellegzetes helyzet, ami szerint sokkal kisebb a népesség az üdülőszezonon kívül, és a köztisztviselői létszámok ehhez vannak igazítva. Többször tettek már javaslatot (írásban, törvényjavaslat formájában is) a Balaton parti Régió esetében speciális szorzó kialakítására

További problémák, javaslatok a hatékonyabb munkavégzés érdekében:

• Konzultációk, továbbképzések hiánya a gyakran változó jogszabályok értelmezésének segítésére.
• Adatszolgáltatási rendszer áttekintése, az adatszolgáltatás párhuzamosságának megszüntetése, a rövid határidők realitásának felülvizsgálata (nagy munkateher)
• Esetleges „mobil” kormányablak szolgáltatás kialakítása
• Hivatali nyílt napok – iskolás gyerekek szintjén már megismertetni az ügyintézés helyszíneit, tartalmát, módjait – ezt helyben már el is kezdték.
• Egyablakos ügyintézés minden szinten.
• Nagyban segítené a helyi munkát, ha lenne egy belső kommunikációs rendszer (ügyfélfogadási időn kívül) a különböző hivatalok között (akár egy belső telefonszám, ahol a kollégák elérhetik azokat a más hivataloknál dolgozó tisztviselőket, ahol egyeztetni lehet).
• Egységes ügyfélfogadási rend a különböző szinteken.
•