Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a Letenyei Közös Önkormányzati Hivatalban zajlott, a járási hivataltól 3 fő, és a közös önkormányzati hivataltól 5 fő vett részt. A körülmények megfelelőek voltak, a Letenyei Jegyző Asszony nagyon jó vendéglátó volt. A két hivatal közös épületben található, az elhelyezést tekintve még szintenként is keverednek a dolgozók. Az együttműködés közöttük példaértékű, a kollégák kapcsolata remek, közös ügyeiket a szolgálati út betartása nélkül is intézik egymás között, gördülékeny és folyamatos az információ-áramlás.

A tréning kezdetén köszöntött mindenkit Letenye város polgármestere, aki nagy reményekkel bocsátotta útjára a programot. Az önkormányzat részéről részt vett a jegyző, aljegyző, és több ügyintéző, valamint a járási hivatal vezetője, helyettese és egy kollégájuk. A program végig nagyon aktívan és gördülékenyen zajlott.

A résztvevők közül többek számára új volt a módszer, ennek ellenére lelkesen dolgoztak a két nap alatt. Voltak olyan témák és területek, melyek inkább a városi vezetők számára voltak egyértelműek, és olyanok is, ahol a kistelepülésekről érkezett munkatársak ismertek rá egy korábbi valós szituációra és ezekről az élményeikről meséltek a kollégáknak.

Megfogalmazódtak azok a problémák (rendszerhibák), melyek gátolják a hatékony és gyors munkát, ugyanakkor az együttmunkálkodás során arra is fény derült, hogy mennyire fontos az egymás közötti kommunikáció és rendszeres tapasztalatcsere. 

A két hivatal kollégái között remek az együttműködés, a korábbi kapcsolatok és munkatapasztalatok nagyban segítik a közös ill. az átkerült hatáskörökre vonatkozó feladatellátást.

Megállapítottak, hogy az ilyen típusú összejövetelek mennyire segítik megérteni a másik szervezet működését és az ott dolgozók mindennapos problémáit. Rögzítették, hogy az egymás iránti lojalitás, a kölcsönös segítség kifelé is meglátszik, az ügyfeleknek a hivatalról kialakított véleményét pozitívan befolyásolja. Külön paktum nem született, azonban a következő pontban felsoroljuk a megállapításokat, amelyekkel a jelenlévők egyetértettek.

Megfogalmazták azokat a szempontokat, amelyek az ügyfelek és a hivatalok szempontjából is elengedhetetlen a helyi közösség minél magasabb színvonalú kiszolgálása érdekében. Ezek közül néhány :

-        Minél szélesebb körű tájékoztatás a helyi, országos médiában, a két hivatal feladatkörének pontos definiálása területén.

-        Valamennyi ügyintézőknek törekednie kell a gyors, hatékony, szakszerű ügyintézésére.

-        Az ügyintézők legyenek empatikusak és szakmailag felkészültek.

-        Technikai feltételek javítása, munkakörülmények javítása.

-        Párhuzamosságok megszüntetése, szakrendszerek összekapcsolása.

-        A hivatali vezetők rendszeres egyeztetésének megszervezése és megtartása.

-        Bérfeszültség kezelése, szakmailag kiváló kollégák megfelelő bérezése

-        Ügyfélfogadás összehangolása.