Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

Több szempontból is egyedi tréningre került sor Berhidán. Öt településről (Berhida, Öskű, Tés, Jásd, Vilonya) öt polgármester, két jegyző (köztük Öskű, Tés, Jásd jegyzője), Berhida aljegyzője, a hatósági iroda vezetője és több ügyintéző munkatárs az önkormányzatok, míg a Várpalotai Járási Hivatal vezetője, két osztályvezető és ügyintéző munkatársa a járás részéről vett részt a kétnapos foglalkozásokon. A helyszín – a polgármesteri hivatal tárgyalója – kiválasztása, a tárgyi feltételek, az ellátás rendkívül magas színvonalú volt, egy objektív körülmény zavarhatta volna csak a lebonyolítást, az átlagnál jóval melegebb napi hőmérséklet, melyet a tréning résztvevőinek aktvitása, nagyon jó hangulata többé-kevésbé kompenzálni tudott. Figyelemreméltó volt a polgármesterek szemével és tapasztalatai által érzékelni a problémákat, felvetéseket és a kihívásokra adott válaszaikat. Több polgármestert 2014. őszén választottak meg először erre a tisztségre, ők az eddig eltelt rövid idő ellenére nagyon gyorsan kellett, hogy beilleszkedjenek, reagáljanak a velük és a települések fejlődésével, fejlesztésével kapcsolatos elvárásokra. A tréning során többször felmerült, hogy a polgármestereknek (az újra, illetve az újként megválasztottaknak egyaránt) napi szinten kell megküzdeniük a közönnyel, apátiával, érdektelenséggel a rendezvények szervezése során, a lakosság sokszor teljesíthetetlen igényeivel elvárásaival úgy az ügyintézés, mint a település működtetése során. Folyamatosan forráshiánnyal, túlterheltséggel, humánerőforrás hiánnyal küzdenek. Specifikumnak tekinthető, hogy Berhida városa korábban otthont adott a „harmadik, ügyféloldali erőszakos” pályázatnak is, ennek tapasztalatait, konzekvenciáit beépítették működésükbe, ez által úttörőként (másik öt településsel egyetemben) a munkatársak érdekeit, védelmét, megbecsülését is megvalósítják a magas szintű, ügyfélbarát ügyintézés mellett. Problémaként merült fel, hogy Várpalota városa nem kívánt részt venni a tréningen, pedig a kapcsolatok jóvá, jobbá tétele szempontjából szükséges lehetett volna, a jelenlétük. A város hiátusának ellenére a magas önkormányzati és járási reprezentáció, a résztvevők aktivitása, kreativitása jó hangulatú, hatékony tréninget eredményezett.

A személyes kapcsolatok, a párhuzamos feladatokat ellátó munkatársak megismerése, rendkívül hasznos volt.

Fontos volt a tréning abból a szempontból is, hogy nemcsak a hivatali körülmények között és az azonnal megoldandó feladatok és problémák megoldása során találkoztak és gondolkodtak együtt a résztvevők.

Több feszítő probléma is felszínre került, melyek a fokozott terhelésből, az állandó strukturális és jogszabályi változásból, bizonytalanságból és a közszolgálatot sújtó bérlemaradásból adódtak. ATÖOSZ megyei rendezvényein többször emlegetett: „ egy a biztos a hadseregben és jelenleg a közigazgatásban, a változás” itt is felemlítésre került és ebben a kérdésben is egységesen várják a hivatalok az állandóságot, a folyamatok, jogi környezet áttekinthetőségét. A résztvevők egyik legfontosabb közös megállapítása volt az, hogy mennyire fontos a partnerség a hivatalok és a törzshivatalok, a hivatalok és a munkatársak, az ügyfelek és a hivatalok között. A legfontosabb megállapítások közé tartozott, hogy a problémák nem az önkormányzati és a járási hivatalok, hanem magasabb szinten keletkeznek és az önkormányzati mozgástér miatt ezen a területen sokkal könnyebben és gyorsabban megoldhatók úgy személyi, mint dologi ügyekre vetítve. A járást a centrális irányítás sok esetben „béna kacsává” teheti (pl.: üres státuszok, eszközmozgások, finanszírozások…), sok segítséget kapnak az önkormányzatoktól, még jobban erősítve az együttműködést.

 Ennek felismeréséhez a szituációs gyakorlatok és a kommunikációs segédletek is hozzájárultak.

Több olyan egyszerű és rövid jégtörő, mozgató és együttműködést segítő gyakorlatot tettem be, amik oldották a különböző státuszokból adódó különbségeket, segítették az összehangolódást.

Több, helyben működő jó gyakorlatot sikerült feltárni, ilyen például a Berhida Városi közös hatósági helyszíni ügyfélfogadás. Ezt úgy kell elképzelni, hogy egy előre meghatározott időpontra, egy-egy utcában a helyszínen, a lakos, ügyfél saját lakcímén a lehető legszélesebb hatósági részvétellel (polgármester, jegyző, rendőrség, katasztrófavédelem, járási hivatal…vezetői) vesznek részt, itt a felvetődött gondokat, problémákat, elvárásokat rögzítik és rövid határidőn belül, a lehetőségeknek megfelelően orvosolják is. Ez a jó gyakorlat országos szinten is megvalósítható, illetve alkalmazása javasolható.

A visszajelzések alapján mindenki kapott egy kis többletet a saját munkájához: egymás megismerését, a másik munkájának elismerését, praktikus használható ismereteket, gyakorlatokat. Elhangzott az a kérés is, miszerint ilyen jellegű összejöveteleket a későbbiekben is kellene (esetleg egy év múlva, ugyanitt) szervezni. Több felajánlás született, ilyen volt más személyiségi tréningek szervezése, illetve különböző helyi rendezvényekre való meghívások, a köztisztviselők napjának közös megünneplése, „paraszt olimpia” megszervezése. 

A települések és hivatalok munkatársai között jelenleg is jó az együttműködés, az viszont kiderült, hogy mennyire fontos a tapasztalok megosztása, a párhuzamos hatáskört ellátó munkatársak, vezetők és a visszacsatolások megismerése.

Nem születtek nagy elhatározások, rögzített paktum, ugyanakkor mindenki tett személyes vállalást, amivel hozzájárul a további jó együttműködéshez, egymás munkájának megkönnyítéséhez.

Volt olyan, aki vállalta, hogy rendszeresen leírja, megosztja a helyi tapasztalatokat, ezzel segít a hasonló munkakörben dolgozóknak az önálló munkavégzésben. Volt, aki szervezési tapasztalatait, segítőkészségét ajánlotta fel. Megfogalmazódott, hogy fontos a dolgok őszinte kimondása, a problémák megbeszélése. Azt is elhatározták a résztvevők, hogy ezután még szorosabbra fűzik az eddig is kiváló együttműködést, felmerült egy konfliktuskezelő tréning előkészítésének lehetősége és szükségessége is.

A feszített munkatempó, a jelenlegi leterheltség ellenére is megfogalmazódott, hogy szükség van többszöri kötetlenebb együttlétre, a kapcsolatok megerősítésére, a feltöltődésre.

Fontos felismerés volt, hogy az egymás iránti lojalitás, egymás segítése kifelé is meglátszik, az ügyfeleknek a hivatalról való véleményére is kihat. Cél lenne a minden szempontból motivált, megbecsült köztisztviselői és kormánytisztviselői szféra fenn és megtartása (megjelent a munkaerőhiány bizonyos területeken, például: a pénzügyi és adóhatósági körben). Ez a folyamat egyre terjedni látszik már a volt szakigazgatási (pl.: földhivatali, fogyasztóvédelmi..)területeken is egyre inkább sürgős megoldást igényel. Nagy elvárásokkal tekintenek a jövő évre vonatkozóan kilátásba helyezett életpálya bevezetésére.

A struktúrával kapcsolatos legfontosabb tényezők, melyekkel könnyíteni és hatékonyabbá lehetne tenni a munkát:

• infrastrukturális körülmények javítása, informatikai háttér és rendszerek javítása
• bizonytalanságok megszüntetése
• szakrendszerek összekapcsolódása
• párhuzamosságok megszüntetése
• hozzáférési kérdések (információk könnyebb elérése, folyamatok követése)
• egyszerűsített eljárások
• határozatok, végzések tartalmának egyszerűsítése
• kompetenciák megfogalmazása elvárásként a végzettségek mellett (a kistelepülési munkában)
• vezetői önállóság a járások területén
• adatszolgáltatások racionálisabbá tétele

Az együttműködést segíthetik:

• „egy család” tudat
• átlátható folyamatok
• közös képzések
• személyes egyeztetések
• összehangolt ügyfélfogadás (egyben megtakarítást is eredményezhet)
• összehangolt ingatlanhasználat
• iratátadás
• alternatív megoldások alkalmazása