Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréninget a Sombereki Közös Önkormányzati Hivatal épületében tartottuk. A járási hivataltól 7 fő, és az önkormányzati hivataltól is 7 fő képviseltette magát. A tréning a településen nemrég átadásra került új hivatali épület tanácskozó termében került megrendezésre.

A résztvevők összetételének érdekessége, hogy az önkormányzati csoportot egy település, Somberek hivatalának dolgozói alkották, ugyanis Somberekkel közös hivatalt alkotó másik településen (Görcsönydoboka) nincs hivatal. A másik csoportot a Mohácsi Járási Hivatal kormánytisztviselői alkották. A két hivatal vezetője mindvégig jelen volt.  A falu polgármestere is bekapcsolódott a munkába.  A képzésen az MKKSz itt is képviseltette magát Szabó F. Attila úr személyében.  A körülmények, és a környezet átlagon felüli volt, a szervezők rendkívül segítőkészeknek és rugalmasnak bizonyultak.  A tréning teljes ideje alatt folyamatos volt az ellátás, az ebédet a helyi iskola ebédlőjében szolgálták fel. A szervezésben a résztvevők abszolút rugalmasságot tanúsítottak, például második nap az önkormányzat a járási résztvevők szállítását is felajánlotta. A tréning résztvevői rendkívül aktívan kapcsolódtak be a tervezett program megvalósításába, ezt az érdeklődést és nyitottságot a képzés végéig tapasztalhattunk.  

A tervezett program tartalma és célja teljes mértékben megvalósult, az eddigi tréningek közül az egyik legsikeresebbnek mondható a sombereki. Történhetett ez azért, mert a 13 fő ideális a feladatokhoz, a csoportmunkához is még éppen elegendő, másrészt néhány elemet egyszerűsített formában dolgoztunk fel. A feladatokat megosztottuk egymással, arányosan és testhez állóan.

Eltérően a mindennapi munkától a résztvevők a feladatok nagy részét nem egyénileg, hanem csoportban oldották meg, úgy véljük, hogy a munkaforma újszerűszerűsége serkentőleg hatott a résztvevőkre.

Az első blokkban ez alkalommal is a bemutatkozás és az ismerkedés dominált. Következő lépésként megállapodtunk a szabályokban és az időbeosztásban. A helyzetfeltárást, vegyes csoportokat szervezve végeztük el. Feltérképeztük az együttműködésben mutatkozó, abban fellelhető erősségeket, de a hangsúlyt a fejlesztendő területekre tettük. Ebből adódóan kielemeztük azokat, majd rangsort állítottunk.  Annak ellenére, hogy a két hivatal együttműködése példaértékű, mégis megfogalmazódtak azok a problémák, amelyek gátolják a hatékony és gyors munkát. A helyzetelemzésből megállapítható, hogy ezek többsége magából a rendszerből adódik. Az együttmunkálkodás rávilágított, hogy mennyire fontos egymás megismerése és az hivatalok közötti kommunikáció és rendszeres tapasztalatcsere. Ez utóbbiak esetében felismerték, hogy némely a helyben megoldható kategóriába tartozik. Az információkezelés és kommunikációs blokkot kommunikációs csoport gyakorlatokkal, mint aktív hallgatás, valamint az ajánlott film vetítésével dolgoztuk fel. A szituációs játékok is nagyon jól sikerültek.  A két csoport remekül működött együtt a hídépítésben, amely a valóságban, a mindennapokban akár a két fél együttműködésének jelképévé válhat.

A jó együttműködés a két hivatal között eddig is nagyon jónak volt mondható, amely azonban nem tántorította el a két hivatal képviselőit a gyakorlatban már megvalósultak továbbfejlesztése, illetve a most felismert igények megvalósítására vonatkozó elhatározásban. 

Úgy gondoljuk, hogy a tréning kitűzött célja teljesült, mind két fél egyetértett abban, hogy létfontosságú és nélkülözhetetlen a hivatalok közötti együttműködés. Összhang mutatkozott abban is, hogy a hivatalok munkájában elsőbbséget kell élvezni az ügyfél példaértékű kiszolgálásának, és az „ügyfél barát” körülmények kialakításának.

A képzés során megoldott feladatokból kitűnt, hogy a két hivatal munkatársai sikeresen együtt tudnak gondolkodni a problémák megoldásában. A hivatalok együttműködése eddig is zökkenőmentesen zajlott a tréning azonban hozzájárult ahhoz, hogy ez a munka a jövőben még eredményesebben továbbfolytatódhasson.

A két hivatal munkatársai között példásan is jó az együttműködés folyik, de szembesültek és megerősítették egymást abban, hogy mennyire fontos a tapasztalok megosztása és a visszacsatolások.

A paktum elemeinek felvázolása közben szinte egymást érték az ötletek. Végül megállapodtak abban, hogy a lehetőséghez képest részt vesznek egymás rendezvényein, a hivatal képviselője a település testületi ülésein, közmeghallgatásán. Szakmai kérdésekben egymást segítik egyeztetéseken, fórumokon. Információcserével az esetleges változásokról folyamatosan értesítik a települést, ahol a helyben szokásos módon megtörténik a lakosság tájékoztatása. Ennek egyik hatékony csatornája az ügysegéd, aki heti szinten élő kapocsként mozog a járás és a település között. A paktum szövege jelenleg még alakul, folyamatosan egyeztetnek a hivatalok vezetői egymással, de a beszámoló elkészítéséig nem vette még fel végleges formáját. A szándékban és a hozzáállásban nem volt, illetve nincs hiba, így az együttműködés gyakorlati megvalósítását illetően nincs kétség. Legnagyobb igény a gyorsabb és hatékonyabb információcserére és információátadásra vonatkozott, valamint a szakmai egyeztetésekre. A folyamatosan változó joganyag és a részben ezzel járó hatáskörváltozás oly módon történő megvalósítása, hogy azt az ügyfelek a lehető legkisebb mértékben vegyék észre és az ellátásuk zökkenőmentes legyen a kezdetekben is. Végeredményben a szoros, partneri együttműködésre mindkét fél törekszik.