Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a Pápai Közös Önkormányzati Hivatalban zajlott, a járási hivataltól 7 fő, és a közös önkormányzati hivataltól 8 fő vett részt. A körülmények megfelelőek voltak, a Pápai Önkormányzati hivatal a házasságkötő-termet bocsátotta rendelkezésünkre, ami ideális helyszínnek bizonyult. A két hivatal részben közös épületben található, az elhelyezést tekintve jól lehatárolható a működés. Az együttműködés közöttük szoros, a kollégák kapcsolata remek, közös ügyeiket a köztük lévő régi kapcsolat alapján rugalmasan intézik, gördülékeny és folyamatos az információ-áramlás.

A tréning kezdetén köszöntött mindenkit Pápa város aljegyzője, aki nagy reményekkel bocsátotta útjára a programot. Az önkormányzat részéről részt vett a több osztályvezető, és néhány ügyintéző, valamint a járási hivatal vezetője, osztályvezetők és ügyintézők, ügysegédek. 

Azok a célkitűzések, amelyeket ez a tréning hivatott szolgálni megvalósultak. A résztvevők visszajelzése alapján a jó hangulat és a csoporttagok aktív közreműködése hozzájárult ahhoz, hogy a helyben jelentkező problémákkal kapcsolatosan kialakítsák álláspontjaikat és megfogalmazzák javaslataikat.

Fontos volt a tréning abból a szempontból, hogy nemcsak a hivatali körülmények között és az azonnal megoldandó feladatok és problémák megoldása során találkoztak és gondolkodtak együtt a résztvevők.

A felszínre került problémák közül sok újdonság volt egymás számára, amelyet a másik hivatali szervezet munkatársai eddig még nem osztottak meg egymással. A felfokozott munkaterhelésből és az állandó változásból, bizonytalanságból adódó napi gondokat mindkét szervezet kollégái jelezték. 

A két hivatal kollégái között remek az együttműködés, a korábbi kapcsolatok és munkatapasztalatok nagyban segítik a közös ill. az átkerült hatáskörökre vonatkozó feladatellátást.

Megállapítottak, hogy az ilyen típusú összejövetelek mennyire segítik megérteni a másik szervezet működését és az ott dolgozók mindennapos problémáit. Rögzítették, hogy az egymás iránti lojalitás, a kölcsönös segítség kifelé is meglátszik, az ügyfeleknek a hivatalról kialakított véleményét pozitívan befolyásolja. Külön paktumba foglalták azokat a szempontokat, amelyek figyelembe vételével a jövőben még magasabb szinten végzik munkájukat, a hatékony ügyfélbarát ügyintézés érdekében.

Megfogalmazták azokat a szempontokat, amelyek az ügyfelek és a hivatalok szempontjából is elengedhetetlen a helyi közösség minél magasabb színvonalú kiszolgálása érdekében. Ezek közül néhány :

-        Minél szélesebb körű tájékoztatás a helyi, országos médiában, a két hivatal feladatkörének pontos definiálása területén.

-        Valamennyi ügyintézőknek törekednie kell a gyors, hatékony, szakszerű ügyintézésére.

-        Az ügyintézők legyenek empatikusak és szakmailag felkészültek.

-        Technikai feltételek javítása, munkakörülmények javítása.

-        Párhuzamosságok megszüntetése, szakrendszerek összekapcsolása.

-        A hivatali vezetők rendszeres egyeztetésének megszervezése és megtartása.

-        Bérfeszültség kezelése, szakmailag kiváló kollégák megfelelő bérezése

-        Ügyfélfogadás összehangolása.

Ügysegédi rendszer igényekhez történő igazítása