Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a Záhonyi Járásban, Mándok városban, a Polgármesteri Hivatal épületében, annak házasságkötő termében került lebonyolításra.

A helyszín tökéletesen megfelelt a tréning által támasztott követelményeknek, tágas volt, világos és megfelelő számú ülőhely állt rendelkezésre, továbbá asztal a csoportfeladatok végrehajtására.

A tréningen a Záhonyi Járási Hivatal, és a házigazda Mándoki Önkormányzat képviseltette magát. A Járási Hivatalt különböző szakterületen dolgozó ügyintézők képviselték, a Mándoki Önkormányzat részéről viszont jelen volt a város polgármestere, valamint jegyzője is.  Tekintettel arra, hogy a Járási Hivatal részéről vezető nem volt jelen a tréningen, a Záhonyi Járási Hivatal és az illetékességi területéhez tartozó önkormányzatok kapcsolatának feltérképezése elsősorban ügyintézői szinten történt meg, illetve a házigazda település vezetőinek tapasztalatára támaszkodott, kiegészítve azzal, hogy tapasztalatuk a leköszönt Hivatalvezető Asszonnyal kialakított kapcsolatrendszerre vonatkozott.

(A Záhonyi Járási Hivatal vezetője nem sokkal a tréning időpontja előtt távozott posztjáról, és a tréning időpontjában még nem került kinevezésre az új Hivatalvezető.)

A tréningelemeket a két nap során sikerült megvalósítani.  Tekintettel arra, hogy a város vezetői és az ügyintézői is elsősorban a Járási Hivatal vezetőit ismerték, továbbá arra, hogy a Járási Hivatal jelen lévő ügyintézőinek többsége pályakezdőként került a Járási Hivatalba, a részt vevők nem ismerték egymást személyesen, így célom az volt, hogy olyan személyes kapcsolat alakuljon ki a két nap alatt az önkormányzati és a hivatali oldal között, amelyre később sikeres és hatékony együttműködést lehet építeni.

A tréning legnagyobb sikerének tekinthető, hogy a résztvevők között személyes kapcsolat alakult ki, amely biztosan hatékonyabb együttműködést eredményez majd a részt vevő önkormányzat és a Járási Hivatal között.

A tréningelemek megvalósítása során folyamatosan tudatosult a részt vevőkben, hogy a hatékony és ügyfélbarát közigazgatás elengedhetetlen eleme a járási hivatalok és az önkormányzatok közötti közvetlen együttműködés. A két nap alatt feltárásra kerültek azok az együttműködési pontok, melyek tudatosítása a szereplőkben, illetve e pontok mentén megvalósuló együttműködés a járások illetékességi területéhez tartozó önkormányzatok területén élő állampolgárok megelégedését kell, hogy szolgálja.

Ezen együttműködési pontok lehetnek a részt vevők szerint: közös épület használat, közös ügyfélszolgálat, osztott hatáskörök, települési ügysegédi rendszer, a járási hivatal képviselete testületi üléseken, települési rendezvényeken.

A két nap alatt a részt vevők megismerték egymást, megismerték egymás közigazgatásról alkotott véleményét, mely folyamat során, számos tréningelem kapcsán fontos megállapítások születtek, melyek segíthetik a jövőben a hatékonyabb együttműködést.

Tudatosították azon együttműködési pontokat, amelyek mentén szükséges a hatékony együttműködést megvalósítani. A tréning rávilágított arra, hogy még a mai elektronizált világban is milyen fontosak a személyes kapcsolatok, milyen fontos tényező a hatékony kommunikáció. A kommunikációs és együttműködési gyakorlatok elemzése során megfogalmazásra került, hogy a hatékonyság érdekében mennyire fontos a kommunikáció fejlesztése a szervezeten belül, a szervezetek között, valamint a hivatalok és az ügyfelek között is. Sőt megállapításra került, hogy felgyorsult világunkban, figyelembe véve azon tényezőt is, hogy a nyugdíjkorhatár folyamatos emelkedésével párhuzamosan egyre magasabb életkorban is dolgoznak a közszférában, mennyire fontos a generációk közötti kommunikáció fejlesztése is.

Pozitív változásként értékelhető, hogy miután megismerték egymást a tréningen résztvevők, elhatározták, hogy több személyes jelenlétet igénylő alkalmat teremtenek a most kialakuló kapcsolat további elmélyítése céljából.  Fejlesztik a hivatalaik közötti kommunikációs csatornákat, és elsősorban informatikai fejlesztések révén javítják az ügyfelek irányába is a kommunikációt, elsősorban informatikai felületeken nyújtott hatékonyabb ügyfél tájékoztatással.

 Fejlesztendő területek:

• Befolyásolja az együttműködést a tömegközlekedés hiányosságai
• A kommunikációs eszközök kiszolgálását végző infrastruktúra fejlesztése
• A közigazgatási adatbázisok összehangolása
• Formális és informális kapcsolatok, elsősorban a személyes kapcsolatok erősítése
• Hivatalok közötti információ-csere formális lehetőségeinek megteremtése
• Települési ügysegédi rendszer további fejlesztése
• Kormányablak rendszer további fejlesztése
• A Járási Hivatal humánerőforrásának erősítése