Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a tervezett időben és helyszínen megvalósult meg nagy sikerrel.

Az MKKSZ megyei képviselőjén (Csatári Béla) és a trénereken kívül 14 fő vett részt a tréningen. A polgármesteri hivatali 4 vezető (jegyző, aljegyző és irodavezető helyettesek), valamint 2 referens és 3 járási jegyző (Nádudvar, Hajdúszovát, Ebes) mellett 3 járási hivatali vezető kolléga (hivatalvezető és helyettese, osztályvezető) és 2 szakmai koordinátor jelent meg.

A résztvevők színvonalas ellátásáról (ebéd, frissítők, helyszíni eszközök) a házigazda Hajdúszoboszló gondoskodott, ezúton is köszönet érte a városvezetésnek! A helyszín a polgármesteri hivatal Bocskai díszterme volt.

A feladatok megoldásához a szükséges programelemeknél 3 csoportra osztottuk a jelenlévőket, akik a felkészüléshez a szomszédos ülésterembe és irodába is elvonulhattak, hogy ne zavarják a többi csoportot.

A két hivatal egy épületegyüttesben foglal helyet, az önkormányzati és járási szociális hatóság még azon belül is egy folyóson helyezkedik el. (A polgármesteri hivatal felújítása éppen zajlott, ami azonban nem zavarta a tréninget.)

A résztvevők nem voltak idegenek egymásnak, ugyanis a polgármesteri hivatal korábbi dolgozóiból kerületek ki a járási kormánytisztviselők. Olyan szerencsés helyzetből indultak ki a szereplők, hogy az összehangolt működésükben kevés megoldandó kérdés merült fel.

A különböző feladatok során mind a felkészülésben, mind a prezentációban kivették az egyes tagok a részüket. Az önkormányzati köztisztviselők már meglehetős tapasztalattal bírtak tréninges részvételben, ezért nem jelentett számukra újdonságot az egyes tréningelemek megoldása.

A hajdúszoboszlói jegyző aktív részvételének köszönhetően hamar bemutatásra kerültek a helyi sajátosságok és nehézségek, ennek megfelelően sikerült megfogalmazni az együttműködési  javaslatokat. A járási rendszer kialakításából fakadó hiányosságok, működési nehézségek, rendszerhibák közös megfogalmazásban nyertek értelmet.

Legfontosabb javaslatként az összehangolt ügyfélfogadási rend kialakítása fogalmazódott meg. A polgármesteri hivatal vezetői kezdeményezik a kormányhivatal járási hivatala felé az egységes vagy nagyon hasonló ügyfélfogadási rend kialakítását.

A leghosszabb ideig taglalt és leginkább kidolgozott tréningelem az együttműködés keretében az ügyfélbarát hivatal kialakítása volt. Az ügysegédi rendszerben rejlő nehézségektől kezdve a strukturális problémakezelést is igénylő fejlesztési lehetőségeket szépen feldolgozták az önkormányzati-járási vegyes csoportok (pl. technikai, informatikai fejlesztések, kommunikációs csatornák, közösen használható nyilvántartási rendszerek, továbbképzési lehetőségek).

A köztisztviselők és kormánytisztviselők sok egyéni vállalást tettek az „erőforrásbank gyakorlat” során, amely egymás munkájának megkönnyítésére irányult.

Fejlesztendő területek:

-          Az ügyfélfogadási rend egységesítése: az ügyfelek nem értik miért van az egy épületben, vagy egy folyosón lévő irodáknak különböző ügyfélfogadási ideje. A járási községek ügyfeleinek ráadásul plusz útiköltséget jelent, ha egy napon nem tudnak minden egyes ügyüket elintézni az egy helyen működő hivatalokban és csak ott szembesül pl. egy egyéni vállalkozó (az okmányiroda - járási hivatal és az igazgatási iroda - polgármesteri hivatal) a különböző ügyfélfogadásról.

-          Javaslatot kaptunk közös rendezvények megszervezésére (pl. közös gyermeknap) is.

-          Rendszerhibaként vetődött fel a jogszabályok egyértelmű megfogalmazásának igénye, a törvényalkotási hiányosságok leküzdése, esetlegesen közös módosító javaslatok.

-          A járási kistelepüléseken gondot jelent, hogy a kis létszámú állománynak szinte „polihisztorként” mindenhez értenie kell, mert nincs lehetőség a munkavállalói létszám bővítésére, esetenként még a helyettesítés is nehézségekbe ütközik.

-          Általános problémát jelent a feladatokhoz képest a kis létszám, az ügyintézők leterheltsége, az állandó változásoknak sokszor a hátrányát érzik.

-          Fontos lenne a párhuzamos feladatellátás megszüntetése az építésügyi igazgatás területén.

-          A járási hivatalnak átadott technikai eszközök hiányosságai is problémát jelentettek.

-          A dolgozók szeretnének visszacsatolást kapni a feltárt és felterjesztett hibákról, javaslatokról.