Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a Tabi Közös Önkormányzati Hivatalban zajlott, a járási hivataltól 5 fő, és a közös önkormányzati hivataltól 6 fő vett részt Lulla, Torvaj, Bábonymegyer, Zala település is képviselte magát. A körülmények megfelelőek voltak, a szervezők nagyon segítőkészek és rugalmasak. Ennek is köszönhetően annak ellenére, hogy a Húsvét előtti két napon zajlott a program sikerült mindegyik modult közösen feldolgozni. A két hivatal magasan kvalifikált vezetője végig jelen volt, és a vidéki kollégák is aktívan bekapcsolódtak. A résztvevők közül többek számára új volt a módszer, ennek ellenére lelkesen dolgoztak a két nap alatt.

Megfogalmazódtak azok a problémák (rendszerhibák), melyek gátolják a hatékony és gyors munkát, ugyanakkor az együttmunkálkodás során arra is fény derült, hogy mennyire fontos az egymás közötti kommunikáció és rendszeres tapasztalatcsere. Voltak hasonló munkakörben kistelepülésen dolgozó munkatársak, akiknek igazán most volt módjuk a személyes tapasztalatcserére.

Fontos volt a tréning abból a szempontból, hogy nemcsak a hivatali körülmények között és az azonnal megoldandó feladatok és problémák megoldása során találkoztak és gondolkodtak együtt a résztvevők.

Több feszítő probléma is felszínre került, melyek a fokozott terhelésből és az állandó változásból, bizonytalanságból adódtak. A résztvevők egyik legfontosabb közös megállapítása volt az, hogy mennyire fontos a partnerség a hivatalok és a törzshivatalok, a hivatalok és a munkatársak, az ügyfelek és a hivatalok között.

Ennek felismeréséhez a szituációs gyakorlatok és a kommunikációs segédletek is hozzájárultak.

A visszajelzések alapján mindenki kapott egy kis többletet a saját munkájához: egymás megismerését, a másik munkájának elismerését, praktikus használható ismereteket, gyakorlatokat.

A két hivatal munkatársai között jelenleg is jó az együttműködés, az viszont kiderült, hogy mennyire fontos a tapasztalok megosztása és a visszacsatolások.

Nem születtek nagy elhatározások, rögzített paktum, ugyanakkor mindenki tett személyes vállalást, amivel hozzájárul a további jó együttműködéshez, egymás munkájának megkönnyítéséhez.

Volt olyan, aki vállalta, hogy rendszeresen leírja, megosztja a helyi tapasztalatokat, ezzel segít a hasonló munkakörben dolgozóknak az önálló munkavégzésben. Volt, aki szervezési tapasztalatait, segítőkészségét ajánlotta fel. Megfogalmazódott, hogy fontos a dolgok őszinte kimondása, a problémák megbeszélése. Azt is elhatározták a résztvevők, hogy ezután a két hivatal együtt vesz részt a városi rendezvényeken.

 A feszített munkatempó, a jelenlegi leterheltség ellenére is megfogalmazódott, hogy szükség van többszöri kötetlenebb együttlétre, a kapcsolatok megerősítésére, a feltöltődésre.

Fontos felismerés volt, hogy az  egymás iránti lojalitás, egymás segítése kifelé is meglátszik, az ügyfeleknek a hivatalról való véleményére is kihat.

A struktúrával kapcsolatos legfontosabb tényezők (nem teljeskörű a felsorolás), melyekkel könnyíteni és hatékonyabbá lehetne tenni a munkát:

• infrastrukturális körülmények javítása, informatikai háttér és rendszerek javítása
• bizonytalanságok megszüntetése
• szakrendszerek összekapcsolódása
• párhuzamosságok megszüntetése
• hozzáférési kérdések (információk könnyebb elérése, folyamatok követése)
• egyszerűsített eljárások
• határozatok, végzések tartalmának egyszerűsítése

Az együttműködést segíthetik:

• „egy család” tudat
• átlátható folyamatok
• közös képzések
• személyes egyeztetések
• összehangolt ügyfélfogadás (egyben megtakarítást is eredményezhet)
• összehangolt ingatlanhasználat
• iratátadás